如何制定员工手册？附案例

员工手册是企业行使用工管理权的重要体现和主要依据，劳动者也有义务在企业规章制度的约束下提供劳动。但员工手册约束劳动者的行为是有界限的，不能越界管辖。

员工手册越界管辖的案例

【案例1】A公司为一家粮油生产企业，2019年8月某日下工后，张某等三名员工在仓库旁边的更衣室吸烟和打扑克牌。因A公司在《员工手册》中载明“不得在禁烟区吸烟”“无论是否涉及钱财，打牌、打麻将、掷骰子等行为均认定为聚众赌博”，且明确前述行为属于严重违反劳动纪律，一经查实则公司有权解除劳动合同，故A公司解除了与张某的劳动合同。张某不服，诉至法院，并在庭审中称，其吸烟所在地与仓库相距甚远，并确认烟头已熄灭才离开，公司在与其沟通时也未表示会解除劳动合同;公司以前也举办过打牌比赛，下班时间的娱乐活动不应认定为违反劳动纪律，公司制度明显不合理。

一审法院经审理认为：首先“聚众赌博”属于违法行为，A公司作为企业，无权在规章制度中对此行为进行定性，该规定与法有悖。其次，A公司作为粮油生产企业，基于生产安全将禁烟区吸烟行为作为严重违反规章制度处理，具有合理性、合法性和必要性，法院对此予以支持。张某承认在禁烟区吸烟的同时，将其与打牌行为均称之为“娱乐”，充分证明张某对企业规章制度不重视、缺乏敬畏心、对违纪后是否应承担相应责任存在侥幸心理。综合考虑本案事实情况，虽然A公司据以解除劳动合同的管理制度在部分条款的合理性、合法性上存在瑕疵，但整体应认定为有效，其解除行为属于合法解除。后张某不服上诉，二审法院维持了原判。

通常情况下，作为企业内部规则，员工手册一般只能规范劳动关系管理过程中的行为，但从实践来看，这并不代表员工手册完全无法对员工工作时间外的私人行为加以约束。笔者认为，劳动关系管理至少包含了职务履行和有序经营两个层面，而作为劳动者，并非仅在工作时间的言行才会对其履行职责和经营秩序产生影响。如常见的员工泄露商业秘密、在朋友圈散播公司负面舆论等，往往均发生在下班之后，且皆对企业的劳动关系管理造成了极大影响，若不能通过在员工手册中提前预设加以规范，显然不合情理。

【案例2】高某是B公司老员工，2014年8月底，高某因嫖娼行为被公安机关行政拘留十日，9月4日返回公司上班。后B公司于9月14日以本公司員工手册中明确规定“请假未经批准而缺勤的，口头请假后未能及时补办请假单的，都视为旷工”“旷工连续3日以上可违纪辞退”为由，解除了与高某的劳动合同。高某不服诉至法院，主张《违纪解除通知书》上写明旷工周期为9月1日至9月3日，但其实际上是从8月25日即被拘留，如B公司认可其8月底因客观情况无法上班的事实，亦不能对其9月1日至3日因同样情况导致的缺勤进行处理。B公司表示，公司已考虑了高某年休假、口头请假及代班等实际情形，对其8月底未到岗的行为不再追究，但不代表公司放弃追究的权利，高某返工后经告知一直未履行请假手续，已足以构成制度中规定的旷工事实。

一审法院经审理认为：本案中，高某诉称不到岗上班的客观理由是因嫖娼被处以行政拘留。究其根源，高某对是否实施嫖娼行为并非无法选择，对行政处罚限制人身自由的后果亦非不可预见，高某选择做出违法行为即应承担相应不利的法律后果，故被处以行政处罚并非高某不到岗上班的正当理由。B公司规章制度已对请假手续及未请假可能产生的后果进行了明确规定，高某应予以遵守，现高某在无正当理由，且未依规办理请假及补假手续的情况下不到岗上班，B公司依规对其以旷工进行处理，并无不当。B公司对高某前一期间的违纪行为不再追究不能推断出B公司认可高某所有违纪行为，高某的主张无事实及法律依据。综上，B公司解除与高某的劳动合同，事实成立，依据充分，符合法律规定。高某不服上诉，二审法院维持了原判。

本案中，员工因违法行为被相关部门予以人身处罚，从而造成未能按时到岗上班的情况，在实践中并不鲜见。企业凭借规章制度应对此种情形的方式通常有三种：一是直接规定员工被拘留即有权单方解除;二是规定员工违法即有权单方解除;三是借用旷工条款进行违纪解除。

针对第一、第三种方式，即在员工手册等规章制度中明确规定员工违法行为的违纪性质，综合法律规定和各地区裁审情况，若制定和解除程序合法，通常情况均会获得支持。一般而言，员工的违法行为是其个人选择的结果，并非因客观情形产生的正当理由。针对因此导致的缺勤，在严重影响正常工作管理秩序的情况下，企业自然拥有选择权来决定是否要对其进行处理，但同时考虑到实践中不同个案存在复杂情况，劳动争议裁判也存在地域性差别，故用人单位在处理此类情况时仍需谨慎，以免产生不必要的风险。

针对第二种方式，若仅规定员工违法即可单方解除，则需要在制度中对“违法”进行较为明确的定义。因员工违法并非法定解除理由，用人单位据以解除劳动合同的依据仍然是严重违纪，若规定不明确，则很容易出现如员工超生(违反计划生育条例)亦会被认定违纪的情形出现，但司法实践中多数地区法院对类似“超生”这一显然对企业正常生产经营影响很轻的违法行为，是否构成违反劳动纪律这一问题通常持否定观点。故企业应当注意避免在此种情况下因规定不合理导致员工手册效力不被认可的情况发生。

如何制定合规的员工手册

●基本程序合法

程序合法是员工手册效力实现的前提，主要是必须经过民主程序制定和向劳动者公示，本文不再赘述。

●内容规范有序

首先，企业在员工手册中对私人行为的规范需要与企业本身的生产经营秩序存在合理联系，对法律明确的员工个人权利或概念不得随意加以突破，否则极易被认定为与法相悖，从而效力超限。在实践中，与之类似的还有处罚结果超出合理限度(如违纪当月罚款，使实发工资低于正常社会生活水平)，从而被认定侵犯劳动者生存保障权的情况。由于目前对员工手册等规章制度的合理性审查仍然依赖于法院的自由裁量权，故用人单位在制定相关制度时需要谨慎考虑是否超出生产经营的必要性，避免产生违法风险。

其次，应以是否影响劳动者的职务履行和企业正常经营作为基本原则，审慎对待约束劳动者在单位内外言行的条款，防止出现侵犯其个人权利的风险，对一些需要规范但法律已有的概念，除了不随意突破法律规定之外，还应尽量对其内涵进行解释，说明企业对其管理的合理性和必要性。

最后，员工手册在企业规章制度体系中往往有着提纲挈领的作用，故除了上述在法律层面对其进行合理性、合法性审查之外，企业还应当保证制度体系的完整性和逻輯自洽，如在员工手册中明确不同内部制度冲突的适用规范，保障制度得以落地，发生争议时亦不因制度设计本身存在的问题导致管理失效。

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